Metoda 8D: Jak rozwiązywać problemy?

Wprowadzenie

Skuteczne i efektywne rozwiązywanie problemów to kluczowa umiejętność w dzisiejszym konkurencyjnym świecie. Jednym z bardziej popularnych sposobów radzenia sobie z tymi wyzwaniami jest Metoda 8D.

Celem tego artykułu jest wstępne przedstawienie metody 8D. Omawiamy historię, poszczególne dyscypliny w 8D, zalety i wady oraz spotykane standardy. Dodatkowo wspominamy o innych narzędziach służących do rozwiązywania problemów.

Historia 8D

W 1974 roku Armia USA opracowała zasady związane z systemowym podejściem do rozwiązywania problemów. Wydano wówczas standard o nazwie MIL-STD-1520 "Corrective Action and Disposition System for Nonconforming Material". Wymagał on od dostawców odpowiedniego zarządzania wyrobami niezgodnymi (rework, repair, use-as-is, scrap, MRB) oraz zarządzania działaniami korygującymi[1]. Standard ten został ostatecznie anulowany w 1995 roku[2]. Warto zaznaczyć, że ten standard nie zawierał opisu Metody 8D, choć mógł stanowić podstawę do dalszych prac nad sposobem rozwiązywania problemów.

W 1987 roku firma Ford Motor Company opracowała 8-częściową metodę rozwiązywania problemów w podręczniku o nazwie "Team-Oriented Problem Solving", stąd czasami możemy spotkać określenie TOPS 8D lub częściej jako 8D.

W połowie lat 90. Ford zaktualizował metodę 8D, między innymi wprowadzając dodatkową dyscyplinę "D0". To rozszerzone podejście jest teraz uznawane za globalny standard Forda, znany jako Global 8D (G8D).

Metoda 8D

Metoda 8D opiera się o osiem dyscyplin (8D), z których każda zajmuje się konkretnym aspektem rozwiązywania problemów. Najczęściej spotykane opisy poszczególnych dyscyplin to:

• D1: Zebranie zespołu. Utworzenie zespołu multidyscyplinarnego z niezbędną wiedzą, umiejętnościami oraz uprawnieniami do rozwiązania problemu.
• D2: Opisanie problemu. Jasne opisanie problemu. Istnieje kilka bardzo pomocnych narzędzi, takich jak 5W2H, Is/Is-Not itd. Dobry opis problemu to podstawa do dalszych działań.
• D3: Działania tymczasowe. Ustalenie i wdrożenie tymczasowych działań, aby powstrzymać problem i zapobiec jego eskalacji. Działania tymczasowe są utrzymywane do czasu skutecznego wdrożenia późniejszych działań korygujących.
• D4: Identyfikacja i potwierdzenie przyczyn źródłowych. Określenie przyczyny wystąpienia problemu oraz powodu braku wykrycia problemu. Ten etap może być bardzo trudny i niestety czasami jest traktowany pobieżenie.
• D5: Wybór i weryfikacja działań korygujących. Opracowanie możliwych działań korygujących i następnie ustalenie, które działania zostaną zaimplementowane.
• D6: Wdrożenie działań korygujących. Wdrożenie zaplanowanych działań oraz sprawdzenie ich skuteczności. Jeżeli te działania korygujące są skuteczne, to wtedy można usunąć działania tymczasowe (D3).
• D7: Zapobieganie ponownemu wystąpieniu. Określenie działań na poziomie systemu zarządzania (procesy, procedury, standardy, analizy FMEA), których doskonalenie powinno wyeliminować ryzyko wystąpienia problemów w przyszłości lub w innych procesach, zakładach firmy itd.
• D8: Zamknięcie działań i docenienie zespołu. Ocena działań, archiwizacja raportu i powiązanych dokumentów. Docenienie zespołu 8D.

Uwaga: W zależności od używanego podejścia 8D, niektóre dyscypliny mogą mieć inny opis, inne znaczenie lub mogą istnieć dodatkowe elementy. Przykładowo, Global 8D (G8D) stosuje D0: Przygotowanie do 8D", gdzie może być używane działanie o nazwie "Emergency Response Action (ERA)"[3].

W trakcie rozwiązywania problemów warto korzystać z narzędzi jakości takich jak:

• Arkusz kontrolny
• Diagram Ishikawy
• Karta kontrolna
• Histogram
• Wykres Pareto
• Wykres rozrzutu
• Stratyfikacja danych
• Mapa przepływu procesu (flow-chart)

W ramach działań może być podjęta decyzja o naprawie produktów. W takim przypadku warto zapoznać się z pojęciami rework i repair, aby zredukować ryzyko nieporozumień z klientami lub dostawcami.

W trakcie 7D zaleca się sprawdzenie, czy analiza PFMEA lub plan kontroli wymagają aktualizacji.

Raport 8D

Raport 8D to formalna dokumentacja podsumowująca cały proces rozwiązywania danego problemu. Ten dokument jest często wymagany przez klientów lub organy regulacyjne w celu wykazania, że przeprowadzono dokładny i skuteczny proces. Należy pamiętać, że raport 8D to tylko zbiorcze podsumowanie, więc wraz z raportem należy zachować inne zapisy (np. badania materiałowe, analizy RCA, wyniki eksperymentów i różnych testów itd),

Zalety metody 8D

• Systematyczne podejście. Metoda 8D oferuje uporządkowane zasady w rozwiązywaniu problemów, zapewniając, że wszystkie aspekty problemu są dokładnie rozpatrzone.
• Praca zespołowa. Dzięki zaangażowaniu zespołu metoda 8D wykorzystuje różnorodne doświadczenia, co prowadzi do bardziej skutecznych rozwiązań. Dodatkowo członkowie zespołu podnoszą wzajemnie swoją wiedzę.
• Skupienie na zapobieganiu. Metoda kładzie nacisk na zapobieganie nawrotom problemu, a nie tylko na naprawie bieżącego problemu.
• Dokumentacja. Raport 8D jest cennym odniesieniem dla przyszłych działań związanych z rozwiązywaniem problemów oraz wykazywaniem zgodności z systemami zarządzania jakością (np. ISO 9001, IATF-16949, AS-9100 itd).

Wady metody 8D

• Czasochłonność. Metoda 8D może być czasochłonna, szczególnie w przypadku skomplikowanych problemów, gdyż wymaga dokładnej analizy i szczegółowej dokumentacji.
• Wymaga szkolenia. Skuteczne wdrożenie metody 8D wymaga, aby członkowie zespołu byli przeszkoleni pod kątem metody 8D oraz praktycznego wykorzystania narzędzi jakości.
• Nadmierne skomplikowanie. W przypadku prostszych problemów metoda 8D może być zbyt szczegółowa, prowadząc do nadmiernego skomplikowania procesu rozwiązywania problemów.

Standardy 8D

• Ford Global 8D (G8D). Metoda opracowana przez firmę Ford Motor Company w latach 90'tych XX wieku. Jest to rozszerzona wersja TOPS 8D
• VDA Volume 8D. Podręcznik opublikowany przez Niemieckie Stowarzyszenie Przemysłu Motoryzacyjnego (VDA), ten podręcznik zapewnia kompleksowe podejście do stosowania metodyki 8D w sektorze motoryzacyjnym.
• AESQ RM13000. Podręcznik wydany przez Aerospace Engine Supplier Quality (AESQ) Strategy Group, wspiera standard SAE AS13100. Zapewnia szczegółowe wytyczne dotyczące wdrażania metody 8D w przemyśle lotniczym.

Ze względu na szeroką popularność metody 8D oraz brak jednego standardu, można spotkać różne modyfikacje tej metody oraz czasami znaczące różnice w rozumieniu poszczególnych dyscyplin. Zwracaj uwagę na te różnice, ponieważ mogą one prowadzić do nieporozumień w komunikacji między klientem a dostawcą.

Inne metody rozwiązywania problemów

Chociaż metoda 8D jest powszechnie stosowana, istnieją inne podejścia do rozwiązywania problemów:

• AIAG CQI-20
• PDCA (Plan-Do-Check-Act)
• Six Sigma DMAIC
• Analiza przyczyn źródłowych (RCA)
• Analiza drzewa błędów (FTA)
• QRQC
• 5-Why
• A3
• TRIZ

..i wiele innych.

Podsumowanie

Metoda 8D jest popularnym i uporządkowanym sposobem rozwiązywania problemów. Powstały raport 8D jest często stosowaną formą dokumentowania działań korygujących związanych z reklamacjami, szczególnie w branży samochodowej.

Rozwiązując problem w oparciu o metodę 8D należy stosować narzędzia jakości, które są bardzo pomocne w poprawnym zrozumieniu problemu, analizie danych, identyfikacji przyczyn oraz ocenie podjętych działań.

Zrozumienie i stosowanie metody 8D pozwala na doskonalenie swoich zdolności rozwiązywania problemów i oczywiście pomaga poprawić jakość procesów i produktów w nasze firmie.