Is / Is Not oraz 5W2H - Dokładny opis problemu w 8D lub G8D

Wprowadzenie

W poprzednim artykule dotyczącym techniki 5W2H wspominałem o możliwości poszerzenia jej o dodatkowy "wymiar" opisu problemu o nazwie Is / Is Not. Takie rozszerzenie pozwala na jeszcze dokładniejszą analizę sytuacji i lepsze przygotowanie się do identyfikacji przyczyn źródłowych.

Dlaczego to takie ważne?

Precyzyjny opis problemu wykorzystujący technikę "Is / Is Not" pozwala na:

• Szybszą analizę - zawężenie listy potencjalnych przyczyn do tych bardziej prawdopodobnych.
• Eliminację nieporozumień - czasami okazuje się, że problem wynika z błędów w komunikacji, błędnej interpretacji danych lub problem został przypisany niewłaściwemu podmiotowi (np. innemu dostawcy).
• Dokładny opis problemu (2D) w 8D - to zalecany sposób opisu problemu (2D) w ramach metod takich jak 8D oraz Global 8D (G8D).

W mojej praktyce zawodowej spotkałem się z sytuacjami, w których użycie 5W2H oraz "Is/Is Not" wykazało, że problem w rzeczywistości nie istnieje lub że dotyczył zupełnie innego podmiotu (dostawcy). Tego typu nieporozumienia mogą być czasochłonne i kosztowne. Stąd moja rekomendacja: stosuj technikę 5W2H w połączeniu z metodą Is / Is Not, szczególnie w przypadku bardziej złożonych problemów.

Is / Is Not - idea

"Is / Is Not" to prosta, a zarazem bardzo efektywna metoda wspomagająca opis problemu. Opiera się na analizie dwóch kluczowych aspektów:

• Co jest (IS) - czyli elementów rzeczywiście występujących w analizowanej sytuacji.
• Czego nie ma (IS NOT) - czyli czegoś, co mogłoby wystąpić, ale nie miało miejsca.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której analizujemy reklamację od klienta. Dwa przykładowe pytania mogą wyglądać następująco:

• Kto? (Who?)
  • IS: Klient X zgłasza problem z produktem Y.
  • IS NOT: Pozostali klienci (czyli nie mamy zgłoszenia od innych klientów używających produktu Y).
• Jak? (How?)
  • IS: Problem występuje przy uruchomieniu silnika na zimno.
  • IS NOT: Problem nie występuje przy uruchomieniu ciepłego silnika.

Takie podejście pozwala lepiej zrozumieć różne aspekty danego problemu. Umożliwia już na wstępnym etapie analizy wykluczyć niektóre potencjalne przyczyny problemu te, które nie są logicznie zgodne z opisami w kategoriach IS oraz IS NOT.

Uwaga! - W drugą stronę to tak nie działa, ponieważ korelacja NIE stanowi przyczyny, a takowy błąd łatwo popełnić kierując się tylko opisem problemu.

Is / Is Not + 5W2H - przykład

Is / Is Not - różne warianty

Połączenie technik "Is / Is Not" z pytaniami "W" (Who, What, When, Where, Why) oraz "H" (How, How Many) tworzy wszechstronne ramy do opisu problemu. W praktyce biznesowej stosuje się różne warianty kombinacji "W", "H" i innych aspektów wraz z "Is / Is Not". Na przykład:

• 5W2H: Who, What, Where, When, Why, How, How Many.
• 5W1H: Who, What, Where, When, Why, How.
• Global 8D: What, Where, When, How Big.[1]
• VDA 8D: What, Where, When, Scope.[2]
• AIAG CQI-20: What, Where, When, How Big.[3]
• Kepner-Tregoe (KT): What, Where, When, Extent.[4]

Modyfikacje pytań "W" i "H" w zależności od kontekstu pozwalają dopasować technikę do specyficznych wymagań danej branży czy projektu. To sprawia, że metoda "Is / Is Not" może być łatwiej zastosowana w danej sytuacji.

Podsumowanie

Technika "Is / Is Not" w połączeniu z "5W2H" stanowi doskonałe narzędzie wspierające precyzyjne definiowanie problemów. Dzięki temu:

• Przyspieszasz proces analizy i eliminacji problemu.
• Ograniczasz ryzyko zajmowania się nieistniejącym problemem ;-)
• Podnosisz skuteczność działań korygujących.

Zachęcam do stosowania tej techniki w ramach metody 8D lub G8D, szczególnie w trakcie rozwiązywania trudniejszych problemów jakościowych.