Kaizen. Ciągłe doskonalenie po japońsku :)

Wprowadzenie

Doskonalenie procesów - czy to produkcyjnych, czy usługowych może być realizowane na różne sposoby. Jedną z metod jest wprowadzenie dużej, rewolucyjnej zmiany, która w szybki sposób może przynieść zamierzone efekty. Takie podejście często wymaga zaangażowania dużych środków finansowych, większych zmian organizacyjnych oraz czasami twardych i trudnych decyzji.

Druga metoda to sukcesywne wprowadzanie drobnych zmian - taka ewolucja, a nie rewolucja. Właśnie to podejście to Kaizen, które jest już stałym elementem wielu systemów jakości, szczególnie w przemyśle, w tym w branży elektronicznej, motoryzacyjnej i lotniczej.

Geneza pojęcia Kaizen

Kaizen (改善) to złożenie dwóch znaków kanji pochodzenia chińskiego:

• Kai (改) - zmiana
• Zen (善) - dobro, ulepszenie, ku lepszemu

Kaizen oznacza więc zmianę na lepsze lub doskonalenie. Jest elementem filozofii ciągłego doskonalenia w japońskim rozumieniu, zarówno w przemyśle, jak i poza nim. Wyrażenie kaizen może być także zapisane katakaną カイゼン i w sumie ma to samo znaczenie (no, może częściej spotykane w przemyśle…).

Kaizen jest także elementem systemu produkcyjnego Toyoty (ang. TPS - Toyota Production System) oraz opracowanej na tej podstawie filozofii Odchudzonego Wytwarzania (ang. LM - Lean Manufacturing).

Idea Kaizen

Imai Masaaki przedstawił Kaizen jako doskonalenie (ang. Improvement) w życiu osobistym, rodzinnym, społecznym oraz w pracy zawodowej.[1] W kontekście biznesowym Kaizen to idea doskonalenia, która obejmuje wszystkich - najwyższe kierownictwo, średni szczebel organizacji oraz operatorów.[1]

Kaizen typowo polega na wprowadzaniu drobnych ulepszeń, które są mało kosztowne i raczej proste do implementacji. To coś niewielkiego, ale sensownego. Wdrażając regularnie drobne poprawki, dzień po dniu, tydzień po tygodniu, miesiąc po miesiącu, coraz bardziej ulepszamy proces.

Suma tych drobnych usprawnień działa niczym procent składany - czyli po pewnym czasie, np. po roku, zauważymy, że nasz proces jest znacząco lepszy niż był rok wcześniej. Przykładowo załóżmy, że wdrażamy średnio jedno działanie Kaizen na tydzień. Takie działanie poprawia efektywność procesu o 1% (jakaś redukcja kosztów, niewielka poprawa wydajności lub jakości itp.). Po upływie roku oznacza to wzrost efektywności procesu do 167,7%, czyli poprawę aż o 67,7%. To bardzo duża pozytywna zmiana, jaką można osiągnąć dzięki systematycznemu wdrażaniu drobnych 1% poprawek.

Kaizen opiera się na prostym założeniu: w doskonaleniu powinien brać udział każdy. Zarówno osoby pracujące najbliżej procesu, jak i najwyższe kierownictwo. Rolą managerów jest promowanie filozofii Kaizen, wdrażanie własnych usprawnień oraz aktywne wspieranie i realizacja pomysłów zgłaszanych przez pracowników.

Czasami możemy spotkać się z pojęciem Gemba Kaizen, gdzie słowo gemba (現場) oznacza lokalizację, miejsce (ang. On-Site Location). Chodzi o to, aby działania Kaizen realizować tam, gdzie faktycznie jest temat do poprawy (na linii produkcyjnej, w magazynie itd.), a nie w sali konferencyjnej, zza biurka z Power-Pointem.

Ciągłe doskonalenie

W filozofii Kaizen ciągłe doskonalenie opiera się na dwóch uzupełniających się elementach: wprowadzaniu usprawnień oraz ich utrzymaniu w codziennej praktyce:

• Wprowadzenie usprawnienia. Na tym etapie identyfikujemy obszary do poprawy i wdrażamy konkretne działania doskonalące, takie jak zmodyfikowana procedura postępowania, lepsza metoda pracy, zmiana narzędzia itp.
• Utrzymanie. Po wdrożeniu zmiany kluczowe jest jej utrzymanie. Obserwujemy, czy nowe rozwiązanie jest stosowane w praktyce i czy przynosi oczekiwane efekty. Jeśli się sprawdza, staje się nowym standardem pracy.

Następnie cykl rozpoczyna się od nowa. Wprowadzamy kolejne usprawnienie i ponownie dbamy o jego utrzymanie. W ten sposób organizacja rozwija się krok po kroku, realizując ideę ciągłego doskonalenia.

Kaizen w Toyocie

Toyota uruchomiła tzw. Creative Idea Suggestion System w 1951 roku jako formalny program zgłaszania pomysłów usprawnień Kaizen. Ten system działa od ponad 70 lat i w sumie zgromadził około 50 mln sugestii. W roku 2023 Toyota otrzymała około 810 000 sugestii co daje 14,4 sugestii na osobę w ciągu roku (obliczenie bazuje na liczbie pracowników technicznych w zakładach koncernu).[2]

Te dane są doskonałym przykładem, jak potężnym narzędziem może być Kaizen.

Zalety

• Niskie koszty. Działania Kaizen to najczęściej drobne usprawnienia wymagające niewielkich inwestycji lub wręcz bezkosztowych poprawek.
• Podnoszenie świadomości pracowników. Działania Kaizen często angażują pracowników znajdujących się najbliżej procesu, czyli operatorów, brygadzistów, kontrolę jakości, utrzymanie ruchu itd.
• Dobra integracja z systemami zarządzania. Kaizen można w łatwy sposób zintegrować z systemami takimi jak ISO 9001, IATF 16949 czy AS 9100. Są to działania poprawiające proces, więc idealnie wpisują się w ideę ciągłego doskonalenia.

Wady

• Wolne tempo zmian. W dobie szybkich zmian spowodowanych rozwojem sztucznej inteligencji, zmianami w łańcuchach dostaw oraz rosnącymi kosztami energii, poleganie wyłącznie na metodzie Kaizen może być niewystarczające.
• Możliwe sztuczne działania. Jeżeli Kaizen zostanie powiązany z wynagrodzeniami pracowników w nieodpowiedni sposób, może dojść do generowania niepotrzebnych działań tylko w celu uzyskania dodatkowego wynagrodzenia. Taki system będzie wręcz szkodził firmie, a nie ją rozwijał.

Podsumowanie

Kaizen to japońska filozofia polegająca na ciągłym ulepszaniu przez regularne wdrażanie dobrych (Zen 善) zmian (Kai 改). Kaizen działa jak "procent składany" - drobne działania wykonywane systematycznie mogą przynosić znaczące rezultaty po dłuższym czasie. Bez wielkich inwestycji, bez dużych przestojów, bez kosztownych zmian.

Warto jednak pamiętać, że obecnie rynek bardzo szybko się zmienia. Rozwój sztucznej inteligencji może znacząco przedefiniować funkcjonowanie firm i może się okazać, że poleganie wyłącznie na drobnych zmianach w ramach Kaizen będzie niewystarczające, aby pozostać konkurencyjnym. Dlatego należy także stawiać na innowacje (np. nowe technologie) i umiejętnie wdrażać je w organizacji. Oczywiście Kaizen jest jak najbardziej przydatny i uważam, że warto go łączyć z innymi, nowymi rozwiązaniami - również tymi opartymi o sztuczną inteligencję. Taki trochę Kaizen-SI :)

Finalnie.. Kaizen jest skuteczną, tanią i jak najbardziej zalecaną metodą doskonalenia, którą możemy zaimplementować zarówno w biznesie, jak i w życiu prywatnym.